A falta de uma organização eficaz pode gerar muitos problemas. Muitos pacientes que eu atendo relatam sentir ansiedade, estresse e até depressão. A sensação é que há coisas demais para dar conta e que o dia é pequeno para conseguir cumprir com tantas tarefas. Ainda mais quando elas surgem e não podemos fazer nada, a não ser apagar incêndios.
Mas será mesmo que não podemos fazer nada? Será que não conseguimos organizar melhor o nosso dia? A resposta é sim. Podemos organizar melhor o nosso dia, mesmo recebendo muitas e muitas tarefas que precisamos cumprir. Se organizarmos nossa vida, veremos que podemos dar conta do que é importante. Mas, para isso, teremos que seguir um método de 5 passos para organização. Esse é o método que uso no meu dia e que torna tudo mais eficiente.
Método para organização da vida
Nesse método, primeiro, é preciso entender que nós não conseguimos organizar o nosso tempo; precisamos organizar a nossa vida. Para isso, precisamos definir o que queremos de nossa vida, quais as coisas são importantes para nós e que relações queremos cultivar, quais coisas são importantes em sua vida.
Por exemplo, para mim, é muito importante ensinar, passar conhecimento e poder falar sobre a mente. Outra coisa que é importante para mim é poder cozinhar para minha família. Veja que uma é no ambiente profissional, e outra, no pessoal. Então, na minha semana, preciso ter coisas que consigam contemplar ambas as tarefas que são importantes para mim.
1º Descarregar
O primeiro passo é tirar da cabeça as tarefas que precisamos realizar. A nossa mente serve para muitas coisas, mas se a enchemos de tarefas e de coisas que precisamos lembrar, nós a estressamos.
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Por isso, vamos descarregar todas as tarefas que trazemos em nossa mente. Coloque em um papel tudo que precisa executar. Divida em duas grandes colunas. Na primeira, coloque vida profissional, e na segunda, coisas que precisa fazer da sua vida pessoal.
2º Planejar
O planejamento tem a ver com colocar em uma ferramenta de agendamento cada uma das suas tarefas. Utilize uma ferramenta na qual consiga te informar próximo dos horários que precisa realizar sua tarefa. Google Agenda ou um software que mantenha você informado são ótimos. Eu utilizo o Google Agenda e coloco alertas para me informar sobre os assuntos mais importantes.
3º Antecipar
Planejar não é somente colocar tarefas na agenda, tem a ver também com antecipar coisas que tiram você de suas tarefas importantes. Por exemplo, quando eu era gerente, sempre havia um cliente que mandava muitas propostas urgentes para fazer, mas o fechamento demorava para acontecer. Eu sempre perdia um grande tempo fazendo essas propostas para ele, pois vinham com prazo apertado e eu tinha que responder de um dia para o outro.
Para resolver isso, antecipei as tarefas. Comecei a ligar no início do mês perguntando quais projetos e quantas propostas ele iria precisar. Assim, conseguia antecipar meu trabalho. Comecei também a reservar um tempo para essas propostas no final do mês, que era quando elas chegavam. Então, sempre que ele me enviava, o tempo já estava separado para tratá-las.
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Você também pode antecipar suas tarefas, basta que planeje dessa maneira os afazeres que aparecem de última hora.
4º Priorizar
Aqui, o principal é colocarmos as coisas que são fundamentais para nós em ordem. Quais as tarefas são as mais importantes? Quais você precisa fazer de maneira urgente? Quais pode antecipar? Ao colocar ordem de prioridade em suas tarefas, verá que existem muitas coisas que não são tão urgentes que estão tomando seu tempo. Busque colocar tarefas como cuidar da sua saúde, coisas que podem gerar problemas se não forem feitas rapidamente e tarefas que são importantes para você.
5º Equilíbrio
Não podemos viver apenas centrados no trabalho. Nossa vida também é feita das coisas que gostamos, das pessoas que amamos, dos propósitos que temos. Por isso, uma tarefa importante para mim é cozinhar para minha família. É algo que valorizo e que me traz imensa alegria. Quais coisas trazem alegria para você que hoje não está fazendo? É importante colocá-las em perspectiva.
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Organizar a vida é colocar, também, em nossa agenda coisas que são importantes para nós, como passar tempo com nossa família.
E então, ajudou? Comenta aí ou escreve para mim sobre suas dificuldades de implementar esse método.
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